Ficha de clienta en estética: qué anotar y cómo llevarla

Para qué sirve la ficha

La ficha es la memoria del tratamiento. Dice qué se le hizo a la clienta, con qué y cómo reaccionó, para que la próxima sesión arranque donde terminó la anterior aunque la atienda otra profesional.

Sirve para tres cosas. Para cuidar a la clienta: una alergia o una medicación anotada a tiempo evita un mal momento en la cabina. Para dar continuidad: si cada profesional guarda lo suyo en la cabeza, el tratamiento depende de quién esté ese día. Y para mostrar resultados: una foto del primer día al lado de la de hoy convence más que cualquier explicación.

1. Qué anotar en la primera visita

La primera ficha es la más larga y la que más conviene completar bien. Lo básico:

• Datos de contacto: nombre, teléfono y email, para avisarle del turno y encontrarla después.
• Contraindicaciones: embarazo, medicación, alergias, afecciones de la piel, tratamientos recientes en la zona.
• Antecedentes estéticos: qué se hizo antes, dónde y con qué resultado.
• Evaluación de la zona: tipo de piel, sensibilidad, lo que observás vos.
• Objetivo: qué quiere lograr la clienta, dicho con sus palabras.
• Consentimiento: que sabe en qué consiste el tratamiento y que acepta las fotos.

Las contraindicaciones son lo que más importa tener a mano. Si cambian (un embarazo, una medicación nueva), se actualizan antes de la sesión siguiente, no al final del tratamiento.

2. Qué anotar en cada sesión

Una nota corta por sesión alcanza, siempre que diga lo mismo cada vez:

• La fecha y quién atendió.
• La zona tratada y el tratamiento.
• Los parámetros del equipo o el producto que usaste, para repetirlos o ajustarlos.
• Cómo reaccionó la piel y qué le indicaste para la casa.
• Qué cambiarías la próxima vez.

En tratamientos de varias sesiones, esa nota es lo que permite que la quinta sesión no empiece de cero. Si además vendés el tratamiento como pack, mirá cómo armar packs de sesiones.

3. Fotos de antes y después que se puedan comparar

Una foto de evolución sólo sirve si se puede poner al lado de la anterior. Para eso:

• Misma luz: siempre en el mismo lugar del centro, sin flash si la primera fue sin flash.
• Mismo encuadre: misma distancia y mismo ángulo. Un fondo liso ayuda.
• Piel limpia: sin maquillaje ni cremas en la zona.
• Antes de empezar: la foto de "antes" se saca antes de la primera sesión, no a mitad del tratamiento.

La ficha junta datos de salud y fotos del cuerpo de la clienta. Pedí el consentimiento por escrito antes de sacarlas, guardalas en un lugar al que no acceda cualquiera y que no queden sólo en el celular de quien las sacó.

4. ¿Papel o digital?

La ficha en papel funciona mientras el centro es chico y la carpeta está siempre en el mismo cajón. Empieza a fallar cuando hay varias profesionales, más de un local o fotos que no entran en una hoja: la carpeta no está cuando se la necesita, la letra no se entiende y las fotos quedan en el teléfono de quien las sacó.

Digital, la ficha está donde está el turno: la abrís desde la agenda antes de que entre la clienta, sin buscar nada.

Qué viene en cada plan

La ficha con fotos viene en el plan Premium, junto con los packs, la seña con Mercado Pago y los recordatorios por WhatsApp. El Esencial es para una sola profesional: tiene la ficha con los datos y el historial de la clienta, pero no las notas con fotos.

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